Onze ideale organisatie – deel 2 – transparantie

In deze reeks van drie blogs hebben we het over drie thema’s, die in onze ogen een ideale organisatie maken. In de blog van vorige week hebben we het gehad over Kwetsbaarheid; Deze week behandelen we ons tweede thema ‘Transparantie’.

Een transparante werkdag

Je komt om 10 uur s ’ochtends aan op je werk omdat je voor het werk nog een rondje hebt hardgelopen. Zonder schroom zeg je dit bij binnenkomst tegen je manager. Je hoeft er niet eens bij te vertellen dat het hardlopen er de avond daarvoor bij was ingeschoten, omdat je nog twee uur aan een offerte hebt gewerkt die af moest.
Gisteren heb je een meeting gehad, waarin je voor je gevoel niet serieus werd genomen door je collega. Een andere collega had voor de derde keer zijn zaken niet op orde en dit irriteert je. Kort voel je de neiging om bij een andere collega te gaan klagen. Maar al snel herken je deze neiging als ‘de makkelijke weg’. Je moet de moed even bij elkaar rapen, maar stapt meteen op deze collega’s af (je kunt het maar gehad hebben). De eerste collega is zich van geen kwaad bewust. Wanneer je echter rustig zegt wáárom je dit zo voelt, gaat zij het begrijpen. Jij maakt heel duidelijk dat je haar nog steeds mag, maar dat haar gedrag als lastig ervoer de dag ervoor. Nu zij jouw gevoel begrijpt, geeft ze aan erop te gaan letten en vraagt ze je of je haar erop wilt attenderen als dit nog een keer gebeurt. Je andere collega reageert een stuk minder rustig. Hij voelt zich aangevallen en het is geen prettig gesprek. Het voelt ongemakkelijk, maar jullie bewaren voldoende de rust om het gesprek even ‘te parkeren’.
De rest van de dag ben je ‘gewoon’ aan het werk. Wel komt er rond 14:00 uur nog even een collega naar je toe. Ze was ontzettend onder de indruk van het adviesrapport dat je haar hebt gestuurd, dit wilde ze je toch nog even laten weten!
Om 16:30 uur kom je tot de conclusie dat je to-do-list helemaal af is. Kort schiet er door je hoofd dat het wel ‘normaal’ is om tot 17 uur te blijven zitten, maar dan herinner je je dat dat alleen bij je vorige werkgever het geval was. Je staat op, wenst iedereen een fijne avond en stapt in de auto.

transparantieDe dag erna loop je opnieuw naar je collega toe waarmee het gesprek gisteren niet zo vlotjes verliep. De sfeer is rustiger. Hij heeft erg veel op zijn bordje liggen, maar wil dit ook niet als ‘smoesje’ gebruiken om de taken die bij zijn functie horen niet op zich te nemen. Hij zit hiermee in zijn maag maar wil anderen er niet mee belasten. Tegelijkertijd worden jullie het er ook over eens dat niet communiceren nooit een oplossing is. Ook ‘ja’ zeggen terwijl de kans klein is dat dit nagekomen kan worden is niet de manier waarop jullie willen samenwerken. In het kader van transparantie, moedig je hem aan om deze informatie ook in de volgende meeting op tafel te leggen.

Eenvoudig?

Het lijkt zo eenvoudig, maar de praktijk laat bij veel bedrijven anders zien. De exacte percentages heb ik niet bij de hand, maar mensen vinden zichzelf transparant en anderen minder/niet. Met andere woorden: er zijn veel mensen die zichzelf transparant vinden, maar vaak/regelmatig niet zo worden ervaren. Gemiddeld gezien zijn we in ons hoofd transparanter dan in de werkelijkheid.

Hoe komt dat? In ons hoofd hebben we vele redenen (of smoesjes) om niet transparant te hoeven zijn. “Hij staat toch niet open voor feedback”, “als ik dat tegen hem zeg, kan ik mijn carrière wel vergeten”, etc.. Hierdoor ervaar je het zelf als verklaarbaar gedrag, terwijl anderen het (terecht) zien als ‘niet transparant’. Uiteindelijk vraagt het dus een heleboel moed om transparant te zijn. De moed om in een ongemakkelijk gesprek te belanden, de moed om negatieve consequenties te ervaren door je transparantie.

Deze uitdaging is groot. En tegelijkertijd willen we bij Fresh Habits deze uitdaging niet loslaten. Want wanneer we echt transparant kunnen zijn binnen organisaties, kunnen we stoppen met het onnodig complex maken van situaties. In een tijd waarin mensen zich meer en meer zorgen maken, is dit nodig! Het maakt mensen gelukkiger, relaties mooier en bedrijven beter. En ja, soms ga je je ook ongemakkelijk voelen.

Net als bij Kwetsbaarheid vragen wij ons af wat er nodig is om Transparantie mogelijk te maken binnen een organisatie. Hieronder een aantal van onze ideeën:

  • Transparantie zou een doorlopend thema moeten zijn binnen organisaties. Wat is transparantie? Wat heb je van collega’s en leidinggevenden nodig om transparant te zijn? Wat heb je collega’s en leidinggevenden te bieden om hen transparant te kunnen laten zijn?
  • We moeten gaan inzien dat het vaak veel aardiger is om écht duidelijk te zijn dan dat het is om subtiel (minder duidelijk) te zijn.
  • Bij geklaag moet de eerste vraag zijn ‘Heb je precies dit, even duidelijk als nu, al besproken met de persoon waar het over gaat?’. Als het antwoord nee is moet het gesprek worden onderbroken (op z’n minst tot dit wel met hem/haar is besproken).
  • We moeten ons bewust worden van de smoesjes die we gebruiken om niet transparant te hoeven zijn.
  • We moeten transparantie belonen in plaats van bestraffen. Ook wanneer je het met de inhoud van de boodschap niet eens bent. Dit vraagt van leidinggevenden dat ze hun eigen ego en beeldvorming opzij kunnen zetten en dat ze communicatie niet alleen op de inhoud, maar ook op transparantie, beoordelen.
  • …………………..

De lijst is echter zeker niet compleet en wij zijn benieuwd naar andere ideeën! Laat het ons weten via een telefoontje, mailtje, whatsappje, LinkedIn, etc..

Benieuwd naar deel 1 van deze blogserie over kwetsbaarheid? Klik hier.
Benieuwd naar deel 3 van deze blogserie over inspiratie? Klik hier.